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Apuntes de los proyectos y dirección

Por:

Ing. Ximena Machicao Vargas

Project Management Professional (PMP)®

Mail: ximemachi@gmail.com

Ing. Agr. Mauricio Gámez Arias

MBA con Especialidad en Dirección de Proyectos

Mail: maurigamez@gmail.com

 

 

Proyecto:

Se llama proyecto a todo esfuerzo temporal desarrollado para producir un producto, servicio, o resultado único. En ese marco todo proyecto está limitado por variables como el tiempo, la calidad, hasta donde se quiere llegar (alcance), los riesgos, el presupuesto, las personas, los recursos y las comunicaciones.

Todas estas variables están fuertemente relacionadas y no se pueden manejar como si fuesen independientes, pensar en aumentar el alcance un poquito aquí un poquito allá, sin que eso afecte al tiempo, la calidad, los costos, riesgos, etc …. es el error que muchos comentemos a la hora de administrar proyectos llevándonos al fracaso, muchas horas sin dormir, sin vivir bien, equipos estresados, y un montón de justificaciones de porque no se logró exitosamente el proyecto.

Dirección de Proyectos

La administración de proyectos es un arte que nos permite equilibrar estas variables y avanzar paso a paso en la ejecución del proyecto optimizando recursos hacia el logro de los objetivos y entregables conforme a los requisitos de las personas interesadas. Trata de orientar todos los recursos y variables a que el proyecto haga lo que planificó hacer para lograr el resultado que planificó alcanzar.

En este contexto, la dirección de proyectos se constituye en un conjunto de procesos, herramientas, técnicas y habilidades de planificación y de toma de decisiones para llevar un proyecto al éxito o en su defecto cerrarlo anticipando su fracaso.

Director de Proyectos

Una analogía muy interesante respecto al rol del DP es la planteada por el PMI (Project Management Institute), quien asemeja al DP con un director de orquesta sinfónica. En ambos casos el director debe asegurarse que aunque los miembros de su equipo cumplan roles diferentes (violín, piano, flauta y otros en el caso de la orquesta y técnicos, ingenieros, personal de adquisiciones en el caso de proyectos), todos juntos trabajen coordinadamente y armónicamente orientados hacia el logro de un resultado (una melodía o un producto o servicio).

Los proyectos se desarrollan en entornos cambiantes dinámicos por lo cual la toma de decisiones es un factor determinante para avanzar progresivamente en el logro de los resultados. Para ello, el DP debe conocer diversas técnicas y herramientas de planificación, ejecución, monitoreo, control y análisis; además de poseer habilidades de gestión, liderazgo, resolución de conflictos y sobre todo comunicación que le ayudarán a llevar a buen término sus proyectos.

PMI

Una organización a nivel mundial que prepara capacita y certifica Directores de Proyecto es PMI

El Project Management Institute (PMI), una organización que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos a nivel mundial nos trae con la GUIA del PMBOK un conjunto de buenas prácticas de dirección que se aplican a la mayoría de los proyectos y han demostrado dar buenos resultados.

Estas prácticas están coadyuvando a que varias organizaciones avancen favorablemente hacia el logro de sus objetivos estratégicos bajo el liderazgo de Directores de Proyecto certificados, que trabajan por la efectiva ejecución de sus proyectos institucionales.

PMI es la primera organización en impulsar la Dirección de Proyectos como una profesión, fue fundada el 9 octubre de 1969 y está presente en 208 países, cuenta con más de medio millón de miembros, y existen cerca de 6 millones de copias de la Guía del PMBOK en diversas traducciones en circulación, actualmente PMI cuenta con 8 certificaciones reconocidas a nivel mundial, que avalan el conocimiento de las buenas prácticas en gestión de proyectos para llevarlos hacia el éxito.

Equipo del Proyecto:

Los proyectos son entes vivos, porque son las personas quienes lograrán su éxito. Por lo cual se requiere un alto grado de interacción para lograr que atraviesen un proceso de maduración en sus relaciones hasta conformar un equipo cohesionado y altamente comprometido para lograr los resultados. Durante este proceso el Director de proyecto tiene la misión de encaminar, liderar y motivar a este equipo, entonces el director de proyecto no solo es una persona técnica sino que tiene capacidad de comunicación, negociación, resolución de conflictos, empatía y todas las que se conocen como habilidades blandas, que nos las adquiero en los libros sino en las experiencias del día a día.

Entonces un buen director de proyectos debe ser un buen líder y para ello debe cumplir los siguientes aspectos:

  • Ser visionario y estratégico para garantizar el logro de los beneficios por los que fue diseñado el proyecto.
  • Ser reconocido como líder por el equipo.
  • Ser un buen comunicador tanto al interior como al exterior del proyecto.